Presencio – Terms of Service

0. Definitions

Member: Any individual (student, employee, agent, etc.) registered in the Platform's database. While the Platform supports up to 50,000 members per account, the actual recording capacity on a single physical device is limited by the Terminal's hardware specifications.
User / Client: The legal entity (school, NGO, SME) subscribing to the Presencio service.
Terminal: The physical device (Hikvision) used for biometric (Face/Fingerprint) or RFID recording of presence.
Publisher: The legal entity providing the Presencio SaaS platform and related services.
Quota: The maximum number of Members authorized by the current subscription.

1. Subject and Acceptance

These Terms of Service (hereinafter "ToS") govern the access and use of the Presencio SaaS platform, exclusive property of the Publisher. By creating an account, the User accepts these terms without reservation.

2. Services and Subscriptions

Presencio provides a Cloud-based attendance management solution.

Subscription Calculation: The cost is set at $0.20 per unique Member ID registered, with a minimum charge of $20 and a maximum cap of $500 per institution per month. Headcount calculation is based on the paid quota; deleting members from the terminal does not reduce the billed count. Any attempt to synchronize a new unique Member ID exceeding this quota will be blocked by the platform.
System Limits: One Presencio account supports up to 50,000 unique Members and up to 9 terminals (authenticated via S/N or MAC).
Additional Service: Presencio offers a notification service by SMS, Email, or WhatsApp requiring a prepaid balance ("Credit"). Use is technically contingent upon the existence of members previously registered via the terminal.
Access After Expiration: If the subscription expires, the reception of new attendance data is suspended, but access to consultation, existing reports, and sending notifications remains available.

3. Data Retention and Archiving

Presencio retains attendance data for a maximum period of twenty-four (24) months from the date of collection. During this period, the User may access, export, and download their data at any time.

After this period, data may be permanently deleted or anonymized without prior storage obligation. It is the User’s responsibility to ensure the archiving of any data they wish to retain beyond this period. Presencio shall not be held liable for any data loss resulting from the User’s failure to export or archive data within the retention period.

4. Hardware and Installation

Compatibility: Requires a Hikvision terminal (DS-K1T343 series or higher), an Internet connection and Web access. Enrollment (Face, Fingerprint, or RFID Card) is performed locally.
Offline-First: The terminal records attendance locally even without a network. Internet connection is only required for synchronization.
Hardware Provision: Terminals can be provided by the client or purchased via Presencio (cash or staggered payment options, the latter being subject to prior evaluation and approval by Presencio, which reserves the right to approve or refuse such arrangements at its sole discretion).
Ownership and Risks: Once the material is fully paid, the client is the owner. If the hardware is damaged (fall, sun exposure, power surges) or stolen/lost, the responsibility lies with the User. In case of theft, the client remains liable for any remaining payments. Presencio is not liable for third-party hardware failures.
Installation: Presencio provides free initial installation assistance to ensure connectivity.

5. Biometric Responsibility and Ethics

Consent: The User is solely responsible for obtaining legal consent from members for biometric data collection.
Data Nature: Presencio does not store images or mathematical templates of faces or fingerprints in the cloud. Biometric processing and storage occur locally and exclusively on the physical terminal. The Cloud platform only hosts non-biometric attendance logs (User ID and timestamps).
Enrollment: Enrollment is performed locally on the terminal. Presencio does not allow direct member addition from the SaaS interface to ensure the integrity of the biometric source.

6. Intellectual Property and Data

Publisher Property: Source code, design, algorithms and the Presencio brand are the exclusive property of the Publisher.
Client Data: Attendance logs belong to the client. Presencio holds the right to host and process them exclusively to provide the requested service.

7. Termination and Debts

A client can stop using Presencio at any time, provided no debt remains towards the Publisher. Presencio reserves the right to delete data from accounts expired for more than 90 days.

8. Applicable Law

These terms are governed by the laws of the Democratic Republic of the Congo (DRC). Any disputes shall be subject to the exclusive jurisdiction of the competent courts of the DRC.

0. Définitions

Membre: Toute personne physique (élève, employé, agent, etc.) enregistrée dans la base de données de la Plateforme. Bien que la Plateforme supporte jusqu'à 50 000 membres par compte, la capacité d'enregistrement sur un seul appareil physique est limitée par les spécifications matérielles du Terminal.
Utilisateur / Client: L'entité juridique (école, ONG, PME) qui souscrit au service Presencio.
Terminal: L'appareil physique (Hikvision) utilisé pour l'enregistrement biométrique (Face/Empreinte) ou RFID des présences.
Éditeur: L'entité juridique fournissant la plateforme SaaS Presencio et les services associés.
Quota: Le nombre maximum de Membres autorisés par l'abonnement en vigueur.

1. Objet et Acceptation

Les présentes CGU régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme SaaS Presencio, propriété exclusive de l'Éditeur. En créant un compte, l'Utilisateur accepte sans réserve les présentes conditions.

2. Services et Abonnements

Presencio fournit une solution de gestion des présences basée sur le Cloud.

Calcul de l'abonnement : 0,20 $ par ID membre unique, min 20 $/mois, max 500 $/mois. La suppression de membres sur le terminal ne réduit pas l'effectif facturé. Toute tentative de synchronisation dépassant le quota sera bloquée.
Limites du Système : Un compte Presencio supporte jusqu'à 50 000 Membres uniques et jusqu'à 9 terminaux (authentifiés par S/N ou MAC).
Service additionnel : Service de notification (SMS, Email, WhatsApp) via balance prépayée ("Credit"). Son utilisation est conditionnée à l'existence de membres préalablement enregistrés via le terminal.
Accès après expiration : La réception des nouvelles données est suspendue, mais l'accès à la consultation, aux rapports existants et à l'envoi de notifications reste disponible.

3. Rétention et Archivage des Données

Presencio conserve les données de présence pour une période maximale de vingt-quatre (24) mois à compter de la date de collecte. Durant cette période, l'Utilisateur peut accéder, exporter et télécharger ses données à tout moment.

Passé ce délai, les données peuvent être définitivement supprimées ou anonymisées sans obligation de stockage préalable. Il incombe à l'Utilisateur d'assurer l'archivage de toute donnée qu'il souhaite conserver au-delà de cette période. Presencio ne pourra être tenu responsable de toute perte de données résultant du défaut d'exportation ou d'archivage par l'Utilisateur.

4. Matériel et Installation

Compatibilité : Nécessite un terminal Hikvision (série DS-K1T343+), une connexion Internet et un accès Web. L'enrôlement (Face, Empreinte ou Carte RFID) se fait localement.
Fonctionnement Hors-Ligne : Le terminal enregistre localement même sans réseau. La connexion n'est requise que pour la synchronisation.
Fourniture : Terminaux fournis par le client ou achetés via Presencio (comptant ou échelonné, cette dernière étant soumise à une évaluation préalable et à l’approbation de Presencio, lequel se réserve le droit d’accepter ou de refuser cette modalité à sa seule discrétion).
Propriété et Risques : Le client est propriétaire après paiement intégral. La responsabilité incombe à l'Utilisateur en cas de dommage (chute, soleil, surtension) ou vol/perte. Le vol n'annule pas les traites restantes. Presencio n'est pas responsable des pannes matérielles tierces.
Installation : Assistance gratuite à l'installation initiale pour garantir la connectivité.

5. Responsabilité Biométrique et Éthique

Consentement : Il appartient exclusivement à l'Utilisateur de recueillir le consentement légal des membres pour la collecte biométrique.
Nature des Données : Presencio ne stocke pas d'images ni de modèles mathématiques (templates) de visages ou d'empreintes dans le cloud. Le traitement et le stockage biométriques s'effectuent localement et exclusivement sur le terminal physique. La plateforme Cloud héberge uniquement les journaux de présence non-biométriques (ID utilisateur et horodatage).
Enrôlement : S'effectue localement. Pas d'ajout direct depuis le SaaS pour garantir l'intégrité de la source biométrique.

6. Propriété Intellectuelle et Données

Propriété de l'Éditeur : Code source, design, algorithmes et marque Presencio sont la propriété exclusive de l'Éditeur.
Données Clients : Les logs appartiennent au client. Presencio les héberge exclusivement pour fournir le service.

7. Résiliation et Dettes

Arrêt possible à tout moment sous réserve d'absence de dette envers l'Éditeur. Presencio se réserve le droit de supprimer les données des comptes expirés depuis plus de 90 jours.

8. Loi Applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois de la République Démocratique du Congo (RDC). Tout litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux compétents de la RDC.